- Kyashにおける「ミーティングこうあるべし」という指針をまとめたガイドラインです
- このガイドラインは随時改善されていくべきものです。変更した方がよいところがあれば意見を出し、One Teamで変えていきましょう
- ミーティングは目的によってさまざまですが、どのミーティングでも意識するべきことをまとめています
- 次のようなミーティングをなくし、アウトプットを最大化することを目的としています
- 開催理由が事前にわからない
- 参加人数が多すぎる
- 時間内に終わらない
- 決まったことの認識が擦りあっていない
- 議事録がない、または共有されない
- ミーティングに責任を持つ人を明確にしましょう
- オーナーはゴールを設定し、参加者を決め、ミーティングの準備をします
- オーナーの役割については後述の補足を参照してください
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・ミーティングの前にアジェンダが用意され、事前に準備するべきことの連絡があった | ・目的がよくわからないミーティングがよくわからないまま開始時間になった |
- とりあえずミーティングを入れてませんか？非同期のテキスト確認で十分だったり、まずは1対1で軽く相談する程度の方がよかったりしませんか？
- ミーティングは基本的に高コストです。少ないに越したことはありません
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・ミーティングが必要か考えてみたところ、ドキュメントにコメントしてもらう形で意見を集めた方がよさそうなのでナシにした ・ミーティングが必要か考えてみたところ、シュッと少人数で30分時間とった方が早そうなのでミーティングをセットした |
・とりあえず集まった方がよさそうなのでミーティングを1時間入れた |
- ミーティング終了時にどういう状態になっていることを目指すのかを明確にしましょう
- これが明確ではないミーティングは、そもそも開催するべきではありません
- カレンダーの詳細にも、少なくともゴールは明記しておきましょう
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・ミーティングで何を決めたいのかカレンダーに書いてあった ミーティングのゴールを見て、30分だと終わらなそうなのでオーナーに1時間に変更を提案した |
・何をしたいミーティングなのか、どこまで話せば終わるのかよくわからない ・ゴールの認識が揃っていないので議論が頻繁に脱線してしまう |
- 自分がどういう役割で何のために参加するかわからない場合にはオーナーに確認しましょう
- 必要に応じて、別の適切なメンバーに変わってもらったり、先にオーナーと認識を合わせて欠席したりといった対応をするのもアリです
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・自分がどういう期待で呼ばれているかわからなかったので事前にオーナーに確認し、準備をしてから参加した ・自分よりも適切な参加者がいたので、オーナーに連絡して変わってもらった |
・自分が必要なのかよくわからないが予定が入っていたので参加した ・自分の役割を確認できていなかったので、事前準備が足りずその場で考えた意見しか言えなかった |
- オンラインMTGでは、話していることに対して参加者が反応を示した方が進行しやすいです
- 特に聞き手になる際には、映像や音声で相槌をうつ、Zoomのリアクションをつける、テキストコメントで意思を示す、といった形で積極的に反応することを推奨します
- ミーティングの最後5分くらいで、決まったこととNext Actionを確認しましょう
- Next Actionは、個人のアサインと期日を明確にしましょう
- 特にない場合にはナシでOKです
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・Next Actionを皆で確認し、期日が決まってなかったものを明確にした | ・ミーティングをしたけれど結局何が決まったのか、次何をするのかよくわからない |
- 必ず終了時間に終わらせる意識を持ちミーティングを進めましょう
- 時間内に終わらない場合には、Next Actionを決めて終了しましょう
- 時間になっても区切りをつけずにダラダラと続けるのは絶対にやめましょう
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・時間になっても終わりそうになかったので、次のミーティングの予定を決めて終了した | ・時間になっても意見がまとまらず、いつのまにか30分くらい延長してしまった |
- 議事録のないミーティングは将来の混乱の元です
- 決まったこととNext Actionは必ず明文化しておきましょう
- 議事録は同時編集できるdocsで参加者全員で書いていき、ミーティング終了時には共有できる状態になっていることが理想です
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・議事録を残していたので、過去に話した流れを思い出せた | ・ミーティングで議論した内容が残っておらず、あとで認識の齟齬が発覚した |
- オーナーは責任をもって、関係するメンバーに議事録を共有しましょう
| GOOD 🙆 | BAD 🙅 |
|---|---|
| ・ミーティングに参加していなかったが、共有された議事録を読んですぐにキャッチアップできた ・あのミーティングで何が話されていて何が決まってどうなっているのかわからず不安に感じる |
・議事録は残っているようだがどこにあるかわからない |
オーナーは以下の役割を担います。
- ミーティングが必要かどうかを判断する
- ミーティングのゴールを明確にして周知する
- カレンダーに予定を入れる時に明記しておく
- ゴールを達成するアジェンダを作る
- 参加者を決める
- ファシリテーション役を決める
- 時間を決める
- 進め方を決める
- 準備が必要な場合には参加者に事前周知する
- 決まったこととNext Actionを確認する
- 議事録を共有する
- Next Actionをトラックする
実際にミーティングをうまく進めるにはテクニックと経験が必要です。
オススメの資料や書籍を載せておくので、よりよいミーティングを目指したい時には読んでみてください。