Met het Picqer Handboek hebben we in 1 geschreven document staan hoe we intern bij Picqer werken. Makkelijk voor als je net aansluit bij ons team, maar ook een handig naslagwerk.
Dit is niet meer ons primaire handboek, waar inmiddels ook veel interne processen in beschreven zijn. Elke paar maanden updaten we dit document met de laatste versie van de algemene onderwerpen.
Dit is een levend document, net zoals alles eigenlijk bij Picqer. Als we nieuwe dingen leren die nog niet in dit document staan dan vullen we het aan. Ook kunnen elementen achterhaald blijken en dan schrappen we ze.
Aanvullingen voor dit handboek zijn altijd welkom, net zoals je suggesties op alles binnen Picqer.
- Missie en visie
- Kernwaarden
- Principes
- Je eerste dag
- Elke dag
- 1 op 1's
- Tools
- Lunch & Koffie
- Verlof en ziekte
- Nevenactiviteiten
- Veiligheid & Privacy
- Geschiedenis
- Hoe we werken
- Werkplek en werktijden
- Salaris en zo
- Interne informatie index (enkel intern)
Het is onze missie te zorgen dat alle webwinkels en fulfilment bedrijven eenvoudig hun eigen magazijn efficiënt, effectief en professioneel kunnen runnen.
Picqer maakt geweldige software waarmee webwinkels en fulfilment bedrijven hun magazijn professioneel kunnen draaien. Onze software is een plezier om te gebruiken en kan snel en zelfstandig worden ingericht, ongeacht de grootte of logistieke kennis van het magazijn.
Bekijk ook de uitgebreide uitleg van onze kernwaarden.
- 🙏 Calm company
- 🏋️ Keep improving
- ⚛️ Keep it simple
- ❤️ Be human & do the right thing
- Doe wat het beste is voor onze klanten, de klanten van onze klanten, voor collega's en voor partners (en in deze volgorde). Doe wat het beste is voor de lange termijn.
- Belangrijke dingen schrijven we op. Geschreven tekst heeft veel voordelen over gesproken woord: lezen is sneller, doorzoekbaar, consistenter en schaalbaarder.
Blijven verbeteren
- Perfection is the enemy of done. We kunnen altijd alles nog verbeteren. Wacht daarom niet te lang met iets te lanceren of te delen. En niet alleen met software, maar ook met kleine documenten. Het gaat om vooruitgang, push wat je hebt en ga er later op verder. Zo ook dit handboek.
- "Elke dag een beetje beter" zeggen ze bij Coolblue. Het is beter om in kleine stapjes beter te worden en elke dag te verbeteren, dan maanden te werken aan iets dat je in 1 grote klap lanceert. Dat proberen we bij Picqer ook.
Feedback
- Sta open voor suggesties van anderen en geef anderen suggesties. Tenslotte kunnen we alles nog verbeteren en kunnen we over alles praten.
- We verwijten elkaar niets. Wel leren we van onze eigen fouten en die van anderen, anders is het zonde dat we die fout gemaakt hebben.
- Discussies zijn belangrijk om soms tot de kern te komen en de details precies goed te krijgen. Maar wees altijd respectvol, eerlijk en sta open voor andere inzichten. Doe moeite om elkaar te begrijpen.
Honest & be human
- We beloven externe partijen (klanten/partners) nooit nieuwe features of wanneer nieuwe features komen.
- Als we realiseren dat we een fout gemaakt hebben, herstellen we die en laten we betrokken partijen proactief weten wat er mis is gegaan en hoe we dat hebben opgelost.
- Maak geen grappen over geslacht, ras, afkomst, huidskleur of geaardheid.
- Gebruik 'inclusieve' taal waarbij je niet (onbewust) groepen uitsluit: 'Hoi iedereen' of 'Hallo allemaal' in plaats van 'Hey jongens'. Dit geldt ook voor grappige opmerkingen zoals: 'doe niet zo pussy' of 'jij hebt ook geen ballen', wat lijkt te suggereren dat mannen stoerder zijn dan vrouwen.
- Je hoeft het niet te accepteren als iemand je slecht behandelt, ook niet als dat een klant of een belangrijke leverancier is.
- Wees erop bedacht dat niet iedereen het beste met je voor heeft. Zo zijn er mensen die zich voordoen als iemand anders of proberen fysieke of digitale goederen te stelen. Bij twijfel: direct ingrijpen. Het is beter als we ons achteraf verontschuldigen als het onterecht blijkt, dan dat ze er mee wegkomen.
Leuk dat je bij Picqer begint! Deze stappen helpen je om snel aan de slag te gaan.
We zullen je de eerste dag vooral laten wennen. Zorgen dat je bekend bent met de tools en het koffiezetapparaat en dat je weet hoe alles werkt. Lees ook dit volledige handboek door.
Voor vragen kan je natuurlijk bij iedereen terecht, maar je krijgt ook een 'buddy' die zorgt dat je niet verdrinkt. En we hebben checklist om je eerste dag wat structuur te geven.
Als je aankomt staat de basis van je werkplek al klaar, zoals je laptop, bureau en stoel. Je ontvangt van ons toegang tot onze belangrijkste tools.
Zorg dat je voor elke tool een ander wachtwoord gebruikt. Beheer je wachtwoorden met 1Password. Voor Google Apps en de Picqer Admin ontvang je van ons een wachtwoord. Voor de andere tools krijg je een uitnodiging om je eigen account aan te maken. Schakel voor elke tool (die het ondersteunt) 2-factor authentication (2FA) in, 1Password heeft ondersteuning voor 2FA om het inloggen makkelijk te houden.
Een leuke werkplek hangt samen met een leuk team. Om iedereen te leren kennen kan je met eenieder een speeddate plannen. Zo leer je iedereen met wie je werkt al gelijk iets beter kennen. Een speeddate duurt ongeveer 15 minuten. Ga even apart zitten of loop samen een rondje.
Meestal is het fijn eerst interne documentatie en communicatie te lezen, zodat je een gevoel hebt hoe Picqer werkt en hoe we onderling samenwerken. Al die informatie staat zoveel mogelijk op Basecamp, ons intranet. Dit is het startpunt voor interne informatie op Basecamp.
Om je wel verdiende buit aan je over te maken hebben we extra gegevens van je nodig. Je ontvangt per mail een uitnodiging om een formulier in te vullen waarmee we in één keer alles hebben voor de salarisadministratie. Heb je de mail nog niet gehad, klop dan even bij Marieke aan.
Hierna moedigen we je aan om in het diepe te springen. Overleg met je directe collega’s of je buddy wat je eerste echte taken worden. In de meeste gevallen zal dit aan het begin van je 2e dag zijn.
Na 1-2 weken is het meestal een mooi moment om jezelf te introduceren aan onze gebruikers. Daarvoor kan je een blogpost schrijven voor op onze blog. Doe dit in overleg met marketing.
Zie je voorgangers voor inspiratie:
- Kasper https://picqer.com/nl/blog/introductie-kasper
- Anna https://picqer.com/nl/blog/introductie-anna
- Bob https://picqer.com/nl/blog/introductie-bob
Als je binnenkomt is het fijn iedereen te begroeten, zolang je ze niet stoort in hun werk.
Aan het einde van elke dag krijg je een mail met de vraag wat je gedaan hebt. Dit is voor jezelf om te reflecteren op de dag en om de rest van het team te laten weten wat er speelt. (Dit is dus niet om te zien of je wel hard genoeg werkt.)
Neem regelmatig een kijkje bij een klant. Door bij een klant te kijken hoe ze werken en hoe ze Picqer gebruiken krijg je meer feeling voor wat klanten belangrijk vinden. Ook vinden klanten het altijd leuk als er iemand van Picqer op bezoek komt. Maak wel van te voren een afspraak met de klant voor een geschikt moment.
We werken zoveel mogelijk asynchroon met geschreven documenten, zie hoe we werken, maar er is 1 bespreking die we altijd doen: Het 1-op-1 gesprek.
Elke 2 weken heeft iedereen een 1-op-1 gesprek met zijn ‘manager’. De 1-op-1 bespreking is er om te zorgen dat jij zo goed mogelijk je werk kan doen. (In je eerste maanden bij Picqer heb je elke week een 1-op-1 gesprek, om te zorgen dat je je snel thuis voelt.)
Je mag het in dit gesprek over alles hebben, het gesprek is ‘van jou’. Bijvoorbeeld over wat er goed gaat of minder goed gaat in het team, met het product, met support. Of over hoe het bij je thuis gaat. Of je wilt het ‘waarom’ weten van iets. Alles is bespreekbaar.
Ook krijg je in dit gesprek feedback over wat je goed doet en wat er beter kan. En jij kan direct feedback geven aan je 'manager'. Zo is er een continu gesprek waarin we kleine (of grote) irritaties zo snel mogelijk verhelpen.
Dit gesprek duurt meestal 30 tot 60 minuten.
Elke dag om 12:30 uur nemen we de tijd voor een gezamenlijke lunch. Een mooi moment om even te socializen. De lunch wordt door ons verzorgd, zodat je altijd kan genieten van vers brood en beleg.
We hebben lekkere koffie uit een goede koffiemachine, thee en onze koelkast is gevuld met fris. Voor de lekkere trek voorzien we in fruit en kleine versnaperingen.
Suggesties voor boodschappen kan je doorgeven aan Marieke.
Goede prestaties hangen samen met goed ontspannen. We hechten er veel waarde aan dat je regelmatig vakantie neemt en geniet van momenten met vrienden en familie. Daarom is het de bedoeling dat je vakantieuren opneemt in het jaar dat je ze hebt verdiend.
Vakantieuren kan je niet meenemen naar het volgende kalenderjaar, dit om je te motiveren continu je vakantie te gebruiken voor je rust.
Indien je meer vakantie nodig hebt dan je nog tegoed hebt, kan je in overleg onbetaald verlof krijgen.
Naast je vrije dagen die je naar eigen inzicht kan opnemen, zijn we allemaal vrij op de volgende dagen:
- Nieuwjaarsdag (1 januari)
- Tweede paasdag
- Koningsdag (27 april)
- Bevrijdingsdag (5 mei - eens per 5 jaar: 2025, 2030, etcetera)
- Hemelvaartsdag
- Tweede pinksterdag
- Eerste en tweede kerstdag (25 en 26 december)
We registeren verlof via HoorayHR. Je krijgt daarop je eigen account om je vrije dagen en verlof te registreren. (De app noemt het "aanvragen", maar je keurt je eigen verlof goed.) Daar vind je ook het overzicht van je beschikbare en gebruikte uren.
Wanneer je een vrije dag of vakantie neemt bepaal je zelf. Je hoeft daarvoor geen goedkeuring te vragen. Voor een enkele vrije dag hoef je niet met je team te overleggen, voor een week of meer is het wel fijn als je met je team overlegt of vakanties niet te veel overlappen. In de support en sales teams is de bezetting en capaciteit wel belangrijk, daar is overleg voor een enkele vrije dag wel gewenst.
In de app zie je ook ingepland verlof van de rest van het team. Zo kan je al kijken of gewenste verlof overlapt met de rest van het team.
De registratie in HoorayHR is vooral voor het totale aantal vakantiedagen. Je hoeft niet elke week precies het aantal uur van je contract te maken. We verwachten dat je zelf in de gaten houdt dat je gemiddeld die uren werkt, de ene week zal dat iets meer zijn dan de andere. Als je bijvoorbeeld een dag 2 uur minder werkt en die tijd in dezelfde week op een andere manier maakt, hoef je dat niet te registreren.
Bij Picqer werken we flexibel. Het is dus prima om even tijdens werktijd te sporten of te wandelen, mits je zorgt dat het logisch gepland wordt. Ook as je naar de dokter of tandarts moet, zorg je dus dat dit logisch gepland wordt. Lukt dat niet, plan het dan zo vroeg of zo laat mogelijk op de dag. De tijd die je toch tijdens werktijd nodig hebt, geldt niet als verlof en wordt doorbetaald. Registreer deze tijd dan wel via HoorayHR als Bijzonder Verlof.
Ziek zijn is erg vervelend. Maar ziek is ziek, en het is belangrijk dat je goed beter wordt voordat je weer aan het werk gaat.
Als je ziek bent, laat dit dan zo vroeg mogelijk weten aan de lead van je team, per e-mail of Slack.
De teamlead geeft het dezelfde dag door aan Marieke, die het verwerkt in de verzuimadministratie.
- Na deze ziekmelding bij je teamlead mag je jezelf ziekmelden in HoorayHR, of de teamlead/Marieke kan dit voor je doen.
- De teamlead informeert het team over je afwezigheid, indien nodig. Indien de teamlead afwezig is, kun je terecht bij de volgende persoon in deze volgorde: Marieke > Stephan > Casper. Die persoon zal de afwezigheid doorgeven aan het team.
Ben je teamlead en ben je ziek, meld dit dan bij Marieke. Bij haar afwezigheid volg je dezelfde volgorde.
Je hoeft niet te vertellen wat je hebt, we mogen dat ook niet vragen. Probeer wel aan te geven hoe lang je denkt dat het gaat duren en in hoeverre je eventueel inzetbaar bent.
Duurt je ziekte langer dan 1 dag, spreek dan met je teamlead af wanneer je een update over de stand van zaken geeft. Verder geef je door wanneer je weer beter bent, of weer deels aan de slag denkt te kunnen gaan.
Of verzuim wegens ziekte kort blijft, is soms niet te voorspellen, daarom melden wij al het verzuim langer dan 1 dag bij de verzuimverzekering en arbodienst. De dag van ziekmelding is de eerste ziektedag. Vanaf dan loopt de verzuimperiode.
We vinden het leuk dat je naast je werk een activiteit hebt om energie in te steken of van te krijgen. Vraag voordat je aan nevenactiviteiten begint toestemming bij Stephan.
Er zijn een paar richtlijnen om op te letten bij nevenactiviteiten:
- Er is geen belangenverstrengeling. Dit kan het geval zijn wanneer je activiteiten uitvoert die gerelateerd zijn aan je werk bij Picqer of aan Picqer als bedrijf.
- Sommige informatie die je via Picqer kent is vertrouwelijk. Vanzelfsprekend mag je deze informatie niet gebruiken bij je nevenactiviteiten.
- Zorg dat je voor je werk bij Picqer altijd voldoende energie hebt en genoeg rust houdt. We geven daar veel aandacht aan tijdens je werk bij Picqer, bij je nevenactiviteiten moet je hier zelf goed op letten.
Deze richtlijnen en je eigen gevoel geven je vaak aan wat er wel en niet kan. Overleg bij twijfel altijd even met Stephan of Casper.
We respecteren de privacy van klanten en van de klanten van onze klanten. Geef bijvoorbeeld geen namen van klanten door aan leveranciers of potentiële klanten, voordat je met de klant hebt overlegd of dat goed is.
Wist je dat er heel veel dingen vallen onder 'privacy'? Alles wat gaat over een klant of een persoon of wat iemand anders 'interessant' zou kunnen vinden. Bijvoorbeeld welke producten iemand verkoopt, met welke partner een klant werkt, welke software een klant gebruikt, waar een klant gevestigd is, of iemand al lang klant is bij ons, etcetera. Zelfs als die informatie vrij op internet beschikbaar is, is het niet aan ons die informatie te delen.
Controleer bij twijfel eerst bij collega's of iets gevoelige informatie zou kunnen zijn.
In sommige rollen heb je (beperkt) toegang tot gegevens van klanten, zoals het zien van producten en bestellingen die in Picqer zitten. Dit heb je om klanten zo goed en zo snel mogelijk te helpen. Het bekijken of gebruiken van deze gegevens voor iets anders dan de klant helpen, ook al is het alleen voor je eigen interesse, is ontoelaatbaar.
Mocht je de verleiding niet kunnen weerstaan dan zullen we gepaste maatregelen nemen, mogelijk zelfs ontslag of aangifte. Dat is hoe serieus we dit nemen!
In 2012 zijn Casper Bakker, Pascal Kousbroek en Stephan Groen begonnen met het ontwikkelen van Picqer. Dit deden we nog in het bedrijf Logict, waarmee we websites en webapplicaties voor klanten ontwikkelden.
In 2013 werden we gelijk opgenomen in de Challenger50 lijst van Sprout. Later dat jaar is Pascal gestopt bij Logict/Picqer om direct bij een klant van Logict te gaan werken.
In 2014 liep Picqer zo goed, dat we ons volledig zijn gaan richten op Picqer. De andere ondernemingen die we nog hadden (Logict, Earny, MedNext en CQ) hebben we toen verkocht. We maakten toen nog flink verlies, maar hebben salaris ingeleverd en geld van de verkopen ingelegd om Picqer te laten groeien.
In 2015, een jaar na onze focus op Picqer, was Picqer cashflow-positief en was de ergste druk eraf. Vanaf toen zijn we mensen gaan aannemen om met een leuk team Picqer nog verder te laten groeien.
In 2018 werd het tijd voor een serieus kantoor. Rosanne ontworp voor ons een inrichting die perfect bij ons past: een kantoor waar je rustig kan werken in een lichte en transparante omgeving. Dat is ons huidige kantoor, op Meander 601.
Overige mijlpalen:
- 2014: Een eigen Picqer pand in Doesburg
- 2014: Sophie werkte een half jaar bij ons als eerste medewerker
- 2015: Picqer voor het eerst op de Webwinkel Vakdagen
- 2015: Verhuizen het kantoor naar de Meander 251 in Arnhem
- 2016: Bram, Roald en Wouter bij het team gekomen
- 2016: Eerste Picqer Meet & Grill
- 2017: Publicatie eerste versie van dit handboek
- 2018: Désirée en Marco komen bij het team
- 2019: Start van meetups in de vorm van Picqer Sessions
- 2019: Johan, Kasper, Anna, Ramon en Bob bij het team gekomen
- 2019: Picqer wint FD Gazellen als #1 van Gelderland en #40 van Nederland
- 2020: Kim, Erik, Kay en Lisa bij het team gekomen. Door het coronavirus werken we sinds begin maart allemaal thuis.
- 2021: Rob, Jefta, Berdien, Wahid, Ismay, Mark en Katja bij het team gekomen. Het (verplicht) thuiswerken blijft deels van kracht.
- 2022: We bestaan dit jaar 10 jaar! 🎉 Charlotte, Marieke, Sander, Jeroen, Nick, Marco, Naomi, Denise en Guido bij het team gekomen
- 2023: Hugo, Wouter, Arjan, Frank, Noa, Martijn en Jodie komen bij het team
Dit zijn andere gave handboeken waar we inspiratie uit gehaald hebben: